Оновили правила оформлення документів
З 1 вересня 2021 року набув чинності новий ДСТУ 4163:2020, який стосується порядку оформлення документів.
1. Сферою застосування ДСТУ 4163:2020, на відміну від ДСТУ 4163:2003, є організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, тобто стандарт визначає склад і зміст постійної інформації реквізитів для організаційно-розпорядчих документів незалежно від носія інформації (паперовий, електронний). ДСТУ 4163:2003 не поширювався на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.
2. Змінився склад реквізитів документів, а саме: наразі ДСТУ 4163:2020 не передбачає використання такого реквізиту як «зображення нагород», змінилась нумерація реквізитів, новим у переліку є реквізит 28 «відмітка про ознайомлення з документом». Незважаючи на зазначені зміни у складі реквізитів, загальна кількість реквізитів залишилась незмінною - 32.
3. Новим є деталізація складу довідкових даних про юридичну особу, а саме деталізація складу реквізитів поштової адреси - встановлено чітку послідовність реквізитів: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби), назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.ДСТУ 4163:2020 передбачив допустимість зазначення у довідкових даних двох адрес: юридичної (зазначеної в ЄДРПОУ) та фактичної (для листування), якщо місцезнаходження юридичної особи відрізняється від адреси фактичного здійснення діяльності чи розміщення офісу.
4. Закріплено вимоги щодо відповідності місця складення документа найменуванню населеного пункту згідно з Класифікатором об'єктів адміністративно-територіального устрою України. Наприклад: м. Дніпро; смт Гостомель Київської області; с-ще Степове; Фастівського району Київської області; с. Березівка Макарівського району Київської області.
Однак, у разі зазначення в цьому реквізиті столиці «Київ» скорочення «м.» не застосовують.
5. Також в ДСТУ 4163:2020 чітко зазначено, що датуванню підлягають усі службові відмітки, проставлені на документі, а саме: віза, резолюція, відмітка про засвідчення копії документа, відмітка про надходження документа до юридичної особи, відмітка про виконання документа та відмітка про ознайомлення з документом.
6. При застосуванні у текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, словесно-цифрового способу зазначення дат ДСТУ 4163:2020 передбачив проставляння нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру.
7. Новий стандарт передбачив склад реєстраційного індексу, спосіб відокремлення складових частин реєстраційного індексу одна від одної, навів наочні приклади.
8. Суттєвими стали і зміни у складі реквізиту «підпис». ДСТУ 4163:2020 встановив, що підпис має містити найменування посади особи, яка підписує документ, особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім'я і прізвище. Крім того, прізвище (у складі будь-якого реквізиту) друкується великими літерами. Ініціали особи, використання яких передбачалось в ДСТУ 4163:2003, наразі не використовуються.
9. Важливими є положення, що пов'язані із забезпеченням функціонування української мови як державної. Стандарт 2020 року встановлює, що документи складають державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні. Документи ж, адресовані державним органам, складають лише українською мовою.
10. Окрім зазначеного, вагомими змінами стали вимоги до виготовлення документів, а саме вимоги щодо використання шрифтів розмірами 8-12, 12-14 та 14-16, використання міжрядкових інтервалів та дотримуватися відповідних відступів від межі лівого поля документа.
Новими є і вимоги щодо способу друкування документів: тексти документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи тимчасового строку (до 10 років включно) зберігання можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
Таким чином, за результатами аналізу положень, що знайшли своє відображення в ДСТУ 4163:2020, вбачається чергова спроба уніфікувати систему організаційно-розпорядчої документації та вимоги до оформлення документів. Однак для відповідних суб'єктів при роботі із документами обов'язковим також є дотримання вимог і Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», і Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну та Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. № 55, а також вимог власних інструкцій з діловодства.
